Allgemeine Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrem Studium an der HFH (Studienrabatt durch Kooperation)
Im Rahmen Ihres Studiums an der HFH ist es erforderlich, dass die HFH-Daten zu Ihrer Person verarbeitet. Dieses Schreiben informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Aufnahme und Durchführung Ihres Studiums an der HFH sowie der Inanspruchnahme des Kooperationsrabatts im Rahmen der Kooperation zwischen der HFH und dem Paritätischen Wohlfahrtsverband. Einzelheiten zur Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Website erhalten Sie in der im Internet verfügbaren Datenschutzerklärung für die Website. Die Datenverarbeitung durch Online-Tools wird Ihnen bei den entsprechenden Tools erläutert.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte
Die HFH · Hamburger Fern-Hochschule gemeinnützige GmbH, Alter Teichweg 19, 22081 Hamburg, („HFH“), ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Wir haben datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, office@datenschutz-nord.de zu unserer externen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Zweck der Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:
• Studierendenverwaltung, einschließlich Immatrikulation, Durchführung des Studiums, Ausstellen von Ausweisen und ähnlichen Dokumenten, Festsetzung und Einzug von Studiengebühren, erforderlichenfalls An- und Abwesenheitskontrolle, Organisation des Lehrbetriebs (in Präsenz sowie bei online und virtuellen Veranstaltungen), Anmeldung und Teilnahme an Lehrveranstaltung, Bereitstellen und Verteilen von Lehrmaterial, Entgegennahme und Verteilung von Studienleistungen einschließlich Plagiatsprüfungen, Durchführung von Prüfungen und Ausstellen von Prüfungsbescheinigungen oder Zeugnissen, sonstige allgemeine Verwaltungs- und Personalprozesse, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Lehrbetriebs erforderlich sind;
• Studienbetreuung einschließlich Gesprächsangebote;
• Führen gesetzlich vorgesehener Aufzeichnungen, einschließlich Buchführung;
• Interne und externe Revision;
• Buchung, Durchführung und Abrechnung etwaiger Leistungen;
• Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- und Meldepflichten;
• Bereitstellung der betrieblichen IT-Infrastruktur einschließlich Hardware und Software, Telekommunikation und elektronischer Kommunikation, einschließlich des Internets, mobiler Anwendungen, Fernwartungszugriff, Online-Meetings, sonstige technische Einrichtungen für den Lehrbetrieb und das Lernen und Ablegen von Prüfungen mittels Software, Lizenzvergabe und Lizenzkontrolle, Zuweisung von Benutzerrechten, Debugging und Troubleshooting, Betrieb einer Firewall und ähnlichen Sicherheitseinrichtungen, URL- und Malware-Filterung sowie Malware-Reporting, Tracking von auf Wechselmedien kopierten Dateien, Ticketsystem für Anfragen und Helpdesk, Einsatz von IT-Sicherheitssoftware und Überwachung der rechtmäßigen Nutzung im zulässigen Maß;
• Interne Audits zur Einhaltung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher und anderer Unternehmensführungspflichten und interner Richtlinien, im Falle des Verdachts von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten zur Aufdeckung dieser einschließlich der Untersuchung von Compliance-Verstößen;
• Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten an den Kooperationspartner zur Prüfung Ihrer Berechtigung zur Teilnahme an der Kooperation (Rabattgewährung). Dies umfasst insbesondere: Vor- und Nachname, Matrikelnummer, Studiendauer, Hinweise zur Exmatrikulation, Anschrift sowie Angaben zum Zahlplan.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO zur Durchführung des Studienvertrags mit Ihnen verarbeitet.
Soweit wir zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, erfolgt dies auf Basis von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO, insbesondere in Verbindung mit:
• § 111 HmbHG – für die Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Immatrikulation, Ihren Studien- und Prüfungsleistungen, Zertifikaten, Zeugnissen, Anträgen auf Anrechnung, Widersprüchen gegen Studien- und Prüfungsleistungen, Bescheiden sowie Ihrer Exmatrikulation,
• § 257 HGB und § 147 AO – für die Aufbewahrung von Zahlungsbelegen und weiteren Unterlagen im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung,
• § 199a SGB V – für die vollständig elektronische Übermittlung im Rahmen des Studenten-Meldeverfahrens.
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Stiftung oder an sonstige Empfänger zur Wahrung berechtigter Interessen übermitteln (z. B. zur Abwicklung Ihrer Zahlungshistorie durch die Buchhaltung oder zur Durchführung eines Mahnverfahrens), erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer funktionsfähigen betrieblichen Infrastruktur, z. B. für IT-Systeme, Online-Tools für den Lehr- und Prüfungsbetrieb sowie zur Durchführung von Plagiatskontrollen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Nutzung des Proctoring-Klausur-Angebots erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.
Für die Bearbeitung Ihres Antrags auf Anrechnung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO i. V. m. § 111 HmbHG. Es werden ausschließlich jene personenbezogenen Daten verarbeitet, die Sie uns zu diesem Zweck im Rahmen Ihres Antrags übermittelt haben.
Empfänger
Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben ausschließlich Mitarbeitende der HFH, die mit Tätigkeiten betraut sind, die im Abschnitt „Zweck der Verarbeitung“ beschrieben sind.
Darüber hinaus erbringt die nachfolgende Stiftungsgesellschaft Verwaltungs- und IT-Dienstleistungen im Rahmen einer streng weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO für uns:
GOB Gesellschaft für Organisation, Beratung und Serviceleistungen mbH, Alter Teichweg 19, 22081 Hamburg.
Mitarbeitende dieser Gesellschaft haben gegebenenfalls Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für den Geschäftsbetrieb und die im Abschnitt „Zweck der Verarbeitung“ beschriebenen Tätigkeiten erforderlich ist.
Zur Sicherstellung der datenschutzkonformen Verarbeitung haben wir mit allen Stiftungsgesellschaften einen den Anforderungen der DS-GVO entsprechenden Intercompany-Vertrag geschlossen.
Für den Zweck der Prüfung Ihrer Berechtigung zur Teilnahme an der Kooperation (Rabattgewährung) übermitteln wir zudem bestimmte personenbezogene Daten an unseren Kooperationspartner, den Paritätischen Wohlfahrtsverband. Dies erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Verifizierung der Rabattberechtigung erforderlich ist.
Des Weiteren bedienen wir uns externer Dienstleister zur Unterstützung unserer IT-Infrastruktur, einschließlich der elektronischen Kommunikation, des Betriebs unserer Websites und Online-Plattformen:
• LPLUS GmbH, Gerold-Janssen-Straße 5, 28359 Bremen
• TakeLaw (teach-audio education Aktiengesellschaft), Franklinstraße 28–29, 10587 Berlin
• SAP Deutschland SE & Co. KG, Hasso-Plattner-Ring 7, 69190 Walldorf
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland
Mit allen externen Dienstleistern schließen wir DS-GVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge und stellen sicher, dass auch unsere eigenen Mitarbeitenden auf das Datengeheimnis verpflichtet sind.
Datenkategorien
Wir verarbeiten die folgenden Datenkategorien:
• Stamm- und Kontaktdaten/ Daten im Zusammenhang mit Ihrem Vertragsdaten (Studienvertrag):
• Anrede, Name, Vorname:
• Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
• Staatsangehörigkeit
• Telefonnummer
• Private E-Mail-Adresse
• Anschrift
Daten im Zusammenhang mit Ihrem bei der HFH aufgenommenen Studium:
• Studiengang
• Studienzentrum
• Studienzeitmodell
• Matrikelnummer
• Dauer des Studiums
Daten im Zusammenhang mit Ihrer Immatrikulation:
• Art der Hochschulzugangsberechtigung
• Krankenversicherung/Krankenversicherungsnummer
• Berufliche Tätigkeit
• Weitere mit der Anmeldung übersendete Dokumente
• Angaben zu bisherigen Studienzeiten/abgeschlossenen Hochschulstudium
• Nachweis der schulpraktischen Tätigkeit
• Studien- und prüfungsbezogene Nachweise:
• Prüfungsanmeldungen Online-Prüfungen
• Bankverbindung im Zusammenhang mit den von Ihnen getätigten Zahlungen an die HFH: Name, Vorname, Daten des Kontoinhabers (Name, Vorname), Straße und Hausnummer, PLZ und Ort, Land, Bank, BIC, IBAN, Zahlplan (monatliche Raten, Gesamtsumme der Studiengebühren, etwaig angefallene Prüfungsgebühren) Informationen zu Ihrem Zahlplan
Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten werden jeweils für die Dauer gespeichert, die gesetzlich vorgeschrieben ist. Aufgrund hochschulrechtlicher Vorschriften sind wir dazu verpflichtet, insbesondere Daten im Zusammenhang mit Ihrem bei der HFH aufgenommenem Studium (Studiengang, Matrikelnummer, prüfungs- und studienbezogene Nachweise), Vertragsdaten, studien- und prüfungsbezogene Nachweise (z.B. Teilnahmebescheinigungen, Leistungsnachweise, Notenlisten, Anerkennung von Studienleistungen) sowie das Abschlusszeugnis während des Studiums zu verarbeiten und für einen Zeitraum von zehn bzw. 30 Jahren nach Abschluss des Studiums zu speichern. Ihre personenbezogenen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung im Rahmen der Durchführung von Proctoring-Klausuren verarbeiten, werden für einen Zeitraum von zwei Jahren nach Ihrer Exmatrikulation gespeichert.
Im Rahmen des Studienangebots über das Internet einschließlich der Plagiatskontrolle und Online-Prüfungen (LPLUS) sowie der digitalen Lehr- und Lernplattfirm TakeLaw, nutzen wir verschiedene Funktionen von externen Anbietern, die Ihren Namen, Angaben zu Ihren Kursen und deren Inhalt erhalten, einschließlich Aufzeichnungen Ihrer Stimme und ggf. Videoaufzeichnungen Ihrer Person, wenn Sie diese übertragen. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der europäischen Union übermittelt. Die Übermittlung sichern wir vertraglich durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln oder aufgrund bestehender Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission für betreffende Empfängerländer ab.
Ihre Rechte
Sie können uns schriftlich oder per E-Mail unter datenschutz@hamburger-fh.de kontaktieren, um folgende Rechte auszuüben:
• Auskunft zu Ihren Daten, um diese zu kontrollieren und zu überprüfen,
• Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten,
• Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung,
• Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Warum werden Ihre personenbezogenen Daten erhoben?
Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Studienverhältnisses und der Kooperation. Sie haben die Möglichkeit, von der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten abzusehen, was jedoch dazu führen kann, dass die Teilnahme an bestimmten Kooperationsangeboten oder Kursen nicht möglich ist.
Automatisierte Entscheidungsfindung und Profilbildung
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung verwendet.