Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO
In diesen Datenschutzhinweisen erläutern wir Ihnen unseren Einsatz der Videokommunikationssoftware „Microsoft Teams“. Wir weisen insbesondere darauf hin, dass wir keinerlei Daten der Kommunikation aufzeichnen und dass die Kommunikation über „Microsoft Teams“ durch eine Teams-Datenverschlüsselung geschützt ist. Somit ist die Vertraulichkeit der Kommunikationsinhalte gewahrt. Die Aktivierung der Datenverschlüsselung erkennen Sie im laufenden Meeting an einem Schild-Symbol in der oberen linken Ecke.
Verantwortliche:
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams ist HFH · Hamburger Fern-Hochschule, Alter Teichweg 19, 22081 Hamburg, E-Mail: info@hfh-fernstudium.de, verantwortlich.
Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten;
Zur Durchführung von Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Microsoft Teams“.
Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere
- Angaben zu Ihrer Person (z.B. Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache)
- Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
- Text-, Audio- und Videodaten
- Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen).
Nachfolgend möchten wir Sie näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.
Erforderliche Daten und Funktionen
Nehmen Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting können Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben.
Freiwillige Angaben und Funktionen
Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten. Standardmäßig sind Kamera und Mikrofon zu Beginn eines Meetings deaktiviert. Die Inhalte werden nicht gespeichert.
Sonstige Funktionen
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Microsoft Teams“ , eine detaillierte Auflistung der durch „Microsoft Teams“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Microsoft Teams“ -Datenschutzhinweise finden Sie unter: https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/ (externer Link).
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wenn Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit uns geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen. Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ nicht zur Erfüllung eines mit uns geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen.
Sofern Sie bei der Nutzung des Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.
Weitergabe Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte.
Löschung Ihrer Daten
Ihre Daten werden nur für die Dauer des jeweiligen Meetings im System gespeichert. Wir zeichnen grundsätzlich keine Meetings auf.
Ihre Rechte als betroffenen Person
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbarzwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserer Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten: datenschutz nord GmbH, Sechslingspforte 2, 22087 Hamburg, E-Mail: office@datenschutz-nord-gruppe.de, Tel.: +49 40 5936160400.